Informatiemanagement vraagt om aandacht en vakmanschap. Jouw organisatie is dan (waarschijnlijk) wel geen ICT-bedrijf, maar jullie werken wel constant met informatie via techniek. Software kun je uitbesteden; de inhoud en het gebruik van die informatie niet. Als je datagedreven wilt werken en informatie vanuit de organisatie wilt benutten voor groei of efficiëntie, is regie nodig. Hoe groter de organisatie, hoe complexer die regie. Toch begint elke verbetering met één eerste stap. Ik neem je graag mee langs een aantal punten waar je, ongeacht de fase waarin je zit, vandaag nog mee aan de slag kunt.
1. Positionering van informatiebeheer
Het Amsterdam Information Management Model, ook wel het negenvlaksmodel genoemd, brengt de informatievoorziening van organisaties in kaart met het doel informatiemanagement te verbeteren.
Het model maakt onderscheid tussen drie pijlers: Business, Informatie en Techniek. De business produceert en gebruikt informatie in processen, zoals medewerkers die inschrijvingen invoeren. Techniek ontwikkelt en onderhoudt systemen en koppelingen. Informatie zit daar precies tussenin: het gaat over betekenis, structuur, definities, datakwaliteit en governance.
In de praktijk zien we vaak dat verantwoordelijkheid voor dat ‘middenvak’ niet scherp is belegd. Daardoor ontstaan blinde vlekken. Wie kijkt er naar het gebruik, de definities, de AVG- en archiefcompliance of de koppelbaarheid van informatiemodellen? Het negenvlaksmodel helpt om die blinde vlekken zichtbaar te maken. Een simpele oefening is om samen met betrokkenen een negenvlaksplaatje in te vullen voor een belangrijk systeem. Dat geeft direct inzicht in rolverdeling en laat zien waar eigenaarschap ontbreekt.
2. Proces- en informatiestromen in de praktijk
Het negenvlaksmodel kan wat abstract voelen. Daarom is het slim om het te koppelen aan proces- en informatiestroomanalyses. Als voorbeeld pakken we nu even ‘vervanging bij ziekmelding’. Een planner vraagt beschikbare medewerkers op via het systeem, koppelt iemand aan een dienst en wijzigt daarmee de informatie. Een HR-mutatie loopt automatisch mee via een koppeling met het HR-pakket. Zolang alles goed gaat, is het heel efficiënt. Maar wanneer een medewerker een verkeerde beschikbaarheid doorgeeft of HR een contractverlenging te laat invoert, heeft dat direct effect op de planner en de kwaliteit van de dienstverlening.
Dit voorbeeld roept vragen op. Want wie is verantwoordelijk voor de inhoud van het planningssysteem? Is iedere actor verantwoordelijk voor zijn eigen deel, of is er iemand die ketenbreed eigenaarschap draagt? En wie zorgt ervoor dat medewerkers weten hoe ze hun beschikbaarheid correct doorgeven, of dat HR snapt waarom tijdig muteren cruciaal is? Een ingevuld negenvlaksmodel helpt om deze vragen concreet te beantwoorden. Je ziet snel welke verantwoordelijkheden liggen bij leveranciers, welke bij de Manager IT of de Manager Financiën, en welke bij de planner of de gebruikers. Het maakt direct duidelijk waar nog gaten vallen in eigenaarschap.
3. Soorten beheer: wat je nodig hebt
Twee vormen van beheer verdienen speciale aandacht: gebruikersondersteuning en gegevensbeheer. Bij gebruikersondersteuning gaat het om alles wat gebruikers helpt om systemen op de juiste manier te gebruiken, zoals handleidingen, een FAQ of een key-user die collega’s bijstaat. Key-users zijn vaak heel geschikt voor deze rol, omdat zij de vertaalslag maken van techniek naar praktijk.
Gegevensbeheer gaat een stap verder. Dit gaat over datakwaliteit, definities en inzicht in wie wanneer welke gegevens wijzigt. Voor dit type beheer heb je andere competenties nodig, zoals ketenoverzicht en kennis van processen en datamodellen. In veel organisaties belandt dit werk automatisch bij de meest digivaardige medewerker. Dat werkt soms op korte termijn, maar is niet altijd duurzaam. Het is verstandiger om key-users vooral in te zetten voor gebruikersondersteuning en een aparte rol te benoemen voor gegevensbeheer, zoals een data-steward of informatiemanager.
4. Praktische stappen die je vandaag kunt zetten
Als je direct iets wilt doen, begin dan met het expliciet maken van verantwoordelijkheden. Leg per proces vast wie welke informatie beheert en wie aanspreekpunt is bij vragen. Zorg daarnaast dat je inzicht krijgt in de belangrijkste informatiestromen, bijvoorbeeld rond personeelsplanning. Gebruik eenvoudige modellen om dit zichtbaar te maken en stel jezelf de vraag: bij wie mag ik terecht als ik iets wil weten over de inhoud of werking van dit systeem? Zorg vervolgens voor goede ondersteuning van gebruikers. Actuele instructies, korte helproutes en regelmatige training verkleinen de kans op foutieve data. Tot slot: investeer in gegevensbeheer door eigenaren te benoemen voor datakwaliteit en definities. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van medewerkersrecords, contractstatussen of beschikbaarheidsvelden. Door ook eenvoudige checks in te bouwen en periodiek te evalueren, hou je grip op de kwaliteit van je data.
5. Samengevat
Om datagedreven te werken moet je vooral regelen wat vaak vergeten wordt: duidelijke verantwoordelijkheden, inzicht in informatiestromen en goede gebruikersondersteuning. Het negenvlaksmodel helpt je snel inzicht te krijgen waar eigenaarschap ontbreekt. En onthoud: datagedreven werken is geen eindpunt maar een continu proces. Elke stap die je zet, brengt je dichter bij grip, overzicht en betere besluiten.
